POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TINSA COLOMBIA LTDA
CONSIDERACIONES GENERALES
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, Colaboradores y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley, obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.
El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.
TINSA COLOMBIA LTDA está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, Colaboradores, proveedores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
ALCANCE
Esta política de tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por TINSA COLOMBIA LTDA., considerda como responsable y/o encargada.
Esta política de tratamiento de datos personales es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los Colaboradores de TINSA en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de TINSA COLOMBIA LTDA. Todos los Colaboradores de TINSA COLOMBIA LTDA deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de TINSA COLOMBIA LTDA se obliguen a cumplir estas políticas.
DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por TINSA COLOMBIA LTDA para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
m) Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
PRINCIPIOS
El tratamiento de datos personales en TINSA COLOMBIA LTDA se regirá por los siguientes principios.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TINSA COLOMBIA LTDA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
DATOS DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS
TINSA COLOMBIA LTDA
NIT 900.042.668-4
Domicilio: Cl 99 # 13ª-30
Correo electrónico: tratamientodedatos@tinsa.co
Teléfonos: 7460037 ext. 8105
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
TINSA COLOMBIA LTDA, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, como responsable del tratamiento de datos personales.
Los datos personales objeto de tratamiento por parte de TINSA COLOMBIA LTDA tienen la siguiente finalidad, entre otras:
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de TINSA COLOMBIA LTDA.
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de TINSA COLOMBIA LTDA, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
d) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
e) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
TINSA COLOMBIA LTDA está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
a. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales. (iv) Procurar que se cumplan los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política. (v) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vi) Actualizar la información cuando sea necesario. (vii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. (viii) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados. (ix) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. (x) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
b. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado. (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix)
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
c. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.
(i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
d. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
AUTORIZACIÓN
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del TINSA COLOMBIA LTDA
En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular.
Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca. Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:
a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TINSA COLOMBIA LTDA.
b. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.
Autorización para tratamiento de datos sensibles:
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser explícita
b. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información
c. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA):
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los (NNA). El representante de los (NNA) deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los (NNA) para entender el asunto.
b. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los (NNA).
c. El tratamiento debe respetar el interés superior de los (NNA) y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales
Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:
• Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
• Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
• Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del TINSA COLOMBIA LTDA y de terceros.
• Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario o se trate de países que cuentan con un nivel adecuado de datos personales y cumple con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, es prerrequisito dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos.
En este sentido, antes de enviar datos personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita transferir sus datos personales.
Con respecto a las transmisiones de datos personales, tratándose de transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados, cuando TINSA COLOMBIA LTDA desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, salvo que los titulares autoricen expresamente la transmisión de los datos personales, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
(i) los alcances del tratamiento.
(ii) Las actividades que el Encargado realizará en nombre de TINSA COLOMBIA LTDA.
(iii) Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y TINSA COLOMBIA LTDA.
(iv) La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del responsable observando la presente política.
(v) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.
(vi) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:
a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TINSA COLOMBIA LTDA.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Todas las consultas y reclamos se canalizarán vía email a tratamientodedatos@tinsa.co, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos. Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:
Consultas
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en el TINSA COLOMBIA LTDA se canalizarán a través de los canales que tiene TINSA COLOMBIA LTDA para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
Fecha de recibo de la consulta
Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del titular, se le suministrarán los datos personales requeridos.
La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar o suprimir datos, o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida al TINSA COLOMBIA LTDA y que contenga la siguiente información:
a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Persona o área responsable de la protección de datos personales
El Área Administrativa asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. Puede ser contactada a través del siguiente medio: tratamientodedatos@tinsa.co
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del (27 de junio de 2013), razón por la cual entrará en vigencia a partir del (27 de julio de 2013).
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo (11 del Decreto 1377 de 2013).
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades descritas, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Puedes descargar la política completa en formato pdf aquí:
